Perencanaan proposal sangat penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki waktu untuk mengembangkan, menulis, dan menghasilkan solusi yang baik untuk memenuhi kebutuhan klien. Setiap orang yang telah menulis proposal secara teratur kadang-kadang berharap bahwa mereka telah merencanakan lebih baik, mulai lebih awal dan berbagai kesempatan tetap terlambat mencoba untuk menangani proposal yang tidak memuaskan dan belum selesai.
Pikirkan proposal sebagai proyek kecil - buat rencana. Pikirkan tentang semua masalah yang relevan yang harus Anda cakup - bagaimana cara mengatasi masalah mereka? Bagaimana Anda telah melakukan pekerjaan serupa di masa lalu? Siapa yang akan mengerjakan proyek ini? Apakah Anda memerlukan subkontraktor atau mitra untuk membantu menyelesaikan proyek? Siapa yang akan mengerjakan proposal? Bagaimana Anda akan menampilkan diri kepada klien untuk menang?
Pastikan Anda memprioritaskan peluang tawaran dan minta orang-orang terbaik Anda bekerja pada peluang paling penting untuk organisasi Anda. Pikirkan baik-baik tentang kontrak mana yang lebih penting. Apakah ini peluang bernilai tinggi yang akan menghabiskan semua waktu dan sumber daya Anda untuk beberapa bulan ke depan? atau apakah itu proyek yang lebih kecil yang memungkinkan Anda untuk mempertahankan pekerjaan klien lain pada saat yang sama? Mana yang paling penting memprioritaskan tawaran Anda dan memastikan bahwa masing-masing menerima perhatian yang layak.
Seperti halnya proyek apa pun, saat menulis proposal, tetapkan dan pertahankan tenggat waktu dan alokasikan sumber daya untuk menyelesaikan tugas. Ini diterima begitu saja ketika menjalankan proyek klien, tetapi kadang-kadang diabaikan pada proyek "penjualan" internal. Penulis proposal dan tim penjualan perlu mengelola dan menjalankan proyek mereka secara efisien juga agar mereka berhasil ... dan ingat satu cara pasti untuk kehilangan kontrak adalah tidak menyerahkan proposal Anda tepat waktu. Jangan membahayakan pekerjaan beberapa minggu karena terlambat 30 menit untuk mendapatkan dokumen.
Kecuali Anda seorang kontraktor individu Anda harus mendelegasikan tugas proposal kepada anggota tim yang berkualifikasi. Ini akan memungkinkan lebih banyak waktu untuk dihabiskan di setiap bagian dan setiap bagian proposal ditulis oleh anggota tim Anda yang paling tepat. Jika Anda memiliki keahlian yang tersedia, pastikan bahwa itu tersedia untuk digunakan dalam proposal Anda. Ketika mendelegasikan memastikan semua orang tahu tenggat waktu dan berkomitmen kepada mereka. Semua orang perlu tahu ini adalah proyek penting dan Anda adalah manajer proyek.
Selalu rencanakan waktu untuk produksi dokumen. Pastikan semuanya dapat diproduksi dan diperiksa dalam bentuk akhir sebelum diserahkan. Hal terakhir yang Anda butuhkan adalah proposal yang ditulis dengan baik yang datang dengan buruk karena dirakit sembarangan di menit terakhir. Pastikan printer berfungsi, Anda memiliki cukup kertas dan Anda punya waktu untuk mengirimkannya. Pesanlah kurir di muka.
Memiliki satu set dan proses yang terdefinisi dengan baik dapat dengan mudah mempersingkat waktu yang diperlukan antara proyek dan akan memungkinkan untuk proposal yang sangat terorganisir yang selalu memenuhi standar kualitas. Banyak orang meremehkan nilai perencanaan proposal yang tepat; pastikan Anda bukan salah satu dari mereka.
Dalam Proposal Belajar Menulis (www.learntowriteproposals.co.uk) Alat Pengelolaan Tawaran, Anda akan menemukan alat hebat untuk membantu Anda - Rencana Pengambilan Tawaran membantu Anda menentukan strategi dan tema menang Anda, Rencana Pengembangan Tawaran membantu Anda menyusun dokumen dan merencanakan pengembangan setiap bagian serta seluruh dokumen dan Pelacak Proposal membantu Anda tetap di atas produksi beberapa tawaran.